Probablemente uno de los conceptos más emergentes y de mayor influencia en los actuales departamentos de compras es el denominado Category Management. En el contexto de las compras, Category Management hace referencia a la gestión y previsión de las categorías de productos a comprar para un mejor rendimiento y ganancias. De la mano de este concepto sobresale un nuevo perfil profesional, Category Manager, cuya función principal está relacionada con tratar de aplicar la mejor definición estratégica efectiva del Category Management en los departamentos de compras.La gestión de categorías en los departamentos de compras proporciona un enfoque estratégico que incide en la reducción del costo de las compras de bienes y servicios, minimizado el riesgo en la cadena de suministro, aumentar el valor general de la base de suministro y mayor control e información de los proveedores.
Definición estratégica efectiva del Category Management en los departamentos de compras ¿merece la pena?
La gestión de categorías representa un enfoque totalmente diferente de la negociación, la implementación de este proceso puede ser complejo al principio, pero una vez integrado los resultados serán más que satisfactorios.
Las tecnologías van de la mano de las funciones presentes y futuras de los departamentos de compras, por ello la definición estratégica efectiva del Category Management en los departamentos de compras es una opción cada vez más común que ayuda a desarrollar de manera profesional la transformación digital en dichos departamentos de compras.
Una razón principal para la introducción de un sistema Category Management ,es que todos los artículos o productos no son igualmente importantes para una empresa desde el punto de vista de ingresos y costos.
La planificación de estrategias de compras basadas en metodologías de acción CatMan (Category Management) genera un gran valor y beneficios:
- Tareas como el intercambio de datos de previsión, los requisitos, la estandarización de especificaciones influye directamente en un menor volumen de costos fundamentales.
- La mejora de los procesos de producción y la cadena de suministro, ayuda a reducir los requisitos de inventario y gasto de capital.
- Mejora de la calidad del producto / servicio, la reducción del tiempo de acceso a los productos y a la planificación de la previsión.
Pasos clave para desarrollar de manera efectiva un sistema Category Management
Para los departamentos de compras es vital conocer: el tipo de productos que poseen, sus características, precio, proveedor, previsión de compras, importancia, etc… La definición estratégica efectiva del Category Management en los departamentos de compras permite una mejor organización basada en prioridades con el fin de atender mejor a las necesidades, no solo las puntuales, sino las de medio y largo plazo.
Un sistema CatMan tiende a categorizar los distintos productosque una empresa posee. En el caso de los departamentos de compras identifica, define y organiza aquellos productos adquiridos para su posterior uso.
Lo sistemas CatMan son flexibles y se pueden adaptar a todo tipo de negocios y objetivos, tanto para departamentos de compras como de ventas, proveedores…
Existen una serie de pasos clave que contribuyen a una profesional y efectiva desarrollo de un sistema Category Management:
Definición de Categorías
Category Management, como su propio nombre indica, es un sistema basado en categorías, las categorías es la pieza básica de todo el proceso.
El objetivo de la definición de categoría es determinar los SKU específicos (unidades de mantenimiento de inventario) que conforman una categoría. Las unidades de mantenimiento de inventario definen y representan un artículo específico almacenado en un determinado lugar.
La categoría debe responder a las necesidades tanto de la empresa como del cliente final.
También es muy frecuente aplicar una jerarquía de categorías, un proceso que agrupa categorías y subcategorías en súper grupos. De este modo un producto estaría relacionado de la siguiente manera:
Subcategoria-Categoria-Super Grupo B-Super Grupo A
De esta manera es mucho más sencillo y eficiente analizar mejor el rendimiento de un producto dentro de una categoría y súper grupo, siendoparte activa en la definición estratégica efectiva del Category Management en los departamentos de compras.
Los roles de la Categoría
Los roles de categoría van un paso más allá en el detalle de la categoría de los productos. Incidir en el rol de la categoría ayuda a priorizar el producto, posiciona a la categoría dentro del conjunto y permite definir el uso estratégico de estos productos.
Los principales roles de categoría son:
- Categorías de Destino. Productos dirigidos a ofrecer un valor esencial a clientes específicos.
- Categorías de Rutina. Productos dedicados a brindar valor constante y competitivo para las necesidades diarias del cliente.
- Categorías Temporales. Productos que no se adquieren con regularidad, pero pueden marcar un elemento diferenciador con la competencia en determinados momentos.
- Categorías de confort. Productos que completan el stock (poco habituales) y pueden generar buenos márgenes de beneficio.
Estrategias y planificación
El rol de categoría determina la profundidad de una gama de productos, mientras que las estrategias determinan el enfoque de dicha gama de productos.
Las estrategias mejoran las fortalezas de la categoría, combatiendo las amenazas y creando oportunidades afines a sus características. Dentro de las estrategias se incluyen las tácticas de acción, responsables de facilitar la mejor opción para lograr una estrategia específica basada en el rol que desempeña la categoría.
Finalmente, la implementación del plan Category Management según los objetivos establecidos debe estar basada en una correcta planificación que asegure un óptimo equilibrio entre costos e ingresos además de contar con los recursos necesarios.