La gestión de inventarios en las empresas proveedoras del Retail, constituye una de las actividades fundamentales en la cadena de suministro, debido a la mayor inversión de la organización que esta puede suponer. La necesidad de disponer de inventarios viene dada por la dificultad de coordinar y gestionar en el tiempo y forma las necesidades y requerimientos de las Cadenas Comerciales, las necesidades de producción con el tiempo suficiente hacia los proveedores de aprovisionar los materiales en el plazo acordado. Su importancia radica en los costos que conlleva su mantenimiento y el impacto directo que se genera en los resultados de la organización.

Los inventarios pueden definirse como el “Buffer” de los procesos productivos y la distribución, estos permiten disponer de insumos o de productos terminados en las cantidades necesarias y en los momentos oportunos.

Esta gestión adquiere una mayor dimensión si consideramos que el nivel de inventario en una compañía perteneciente al sector Retail puede llegar a poner en riesgo la salud financiera de la organización, pues constituye una parte importante de su activo.

Cuando una organización tiene problemas en el proceso de gestión de sus inventarios puede presentar algunos de los siguientes síntomas:

• Excedentes de inventarios en ciertas líneas, familias o SKUS y faltantes en otros.
• Disminución en el nivel de servicio debido a faltantes.
• Incremento de las ventas negadas o perdidas.
• Baja rotación de inventario.
• Almacenes saturados o subutilizados de forma considerable.
• Aumento en el nivel de obsoletos y de mermas.
• Disminución del flujo de efectivo.
• Desconocimiento en la justificación de los niveles de inventarios.
• Mayor inversión en inventarios de seguridad.
• Incremento de las compras de emergencia.
• Aumento de los costos para mantener el inventario.

Resolver estos problemas no es fácil, pero tampoco es imposible. A continuación, mencionamos algunos errores que comúnmente cometen las compañías y como resultado generan éstos y otros problemas.

1. La estimación de la demanda con base en pronósticos para determinar los niveles de inventario sugeridos se basa en un solo método. Cada producto tiene un comportamiento diferente, por lo tanto, debe ser tratado de acuerdo al modelo que más le convenga según su naturaleza. No se comporta de igual forma un producto con tendencia constante a uno con estacionalidad, ni tampoco un producto que se está introduciendo en el mercado. Esta práctica es riesgosa porque los patrones de demanda varían significativamente dependiendo del tipo de producto.
2. Falta de exactitud en la información a ser utilizada por los modelos de pronósticos. Las compañías deben estar seguras de que los datos que alimentan a los modelos estén limpios de patrones anormales o de ruidos generados por diferentes factores tales como promociones, equivocaciones en la captura, procesamiento inadecuado de las devoluciones, errores en las interfases en el sistema (mismos que de no ser removidos pueden generar estimaciones incorrectas), incremento en los días de inventario y disminución del nivel de servicio al cliente.
3. Los modelos utilizados para la gestión de los niveles de inventario son muy simples. Para el reabastecimiento de SKUS, comúnmente se utilizan modelos basados en puntos de reorden, niveles máximos y mínimos de inventarios, e inventarios de seguridad. En ocasiones dichos valores son determinados de forma subjetiva o están basados primordialmente en volúmenes de demanda. Por lo general, factores clave como la variabilidad de la demanda o el tiempo de entrega del proveedor y su variabilidad no son considerados, lo que ocasiona niveles inadecuados de inventarios.

De igual forma, la lógica para determinar cuándo y cuánto ordenar también depende de las características del SKU, como la velocidad en su demanda (rápido, regular o lento movimiento), la etapa en la que se encuentra dentro de su ciclo de vida, e impactos temporales en la demanda (como eventos promocionales, temporada escolar, fin de año, etc.).

4. Falta de exactitud en los niveles de inventarios. Si la compañía no cuenta con buenas prácticas en el control de inventarios (en sus entradas, salidas, transferencias y traspasos) la información que considerarán los modelos de gestión de inventarios será incorrecta y por consiguiente los días de inventarios sugeridos y el nivel de servicio hacia el cliente se pueden ver afectados.

En nuestra próxima entrega la segunda parte de este artículo y sus conclusiones esté pendiente…