Hoy en dia, las operaciones entre clientes, proveedores y consumidores finales requieren de una mayor velocidad de respuesta y precisión y de una gran capacidad de respuesta para corregir cualquier error que surja.
Esto significa, que las áreas de facturación, logística, ventas y aquellas involucradas en el proceso de compra venta requieren operar de manera más productiva sin cometer errores.
Para que la automatización de los flujos de trabajo sea posible, los sistemas de las empresas deben de estar estructurados y estandarizados con la finalidad de que sean capaces de recibir, en el intercambio electrónico de datos (EDI, por sus siglas en inglés) , cualquier mensaje de negocio digital.
Estos mensajes son muy variados, sin embargo, los más comunes son el aviso anticipado de embarque, la orden de compra, la confirmación de recibo y la factura electrónica.
Los documentos que actualmente se intercambian en el sector detallista durante el proceso de compra venta pueden ser reemplazados por su formato electrónico, el cual brida muchos beneficios más que la versión impresa.
Los cinco documentos electrónicos que debes utilizar si realmente deseas optimizar y automatizar tus procesos detallistas.
1.- ORDEN DE COMPRA
Durante el proceso de compra-venta en el sector detallista existen casos en los cuales el cliente envía directamente la orden de compra a su proveedor, y en otras ocasiones, el proveedor descarga ésta directamente desde una plataforma proporcionada por el socio comercial.
Existen herramientas tecnológicas que permiten a los proveedores recibir las órdenes de compra en un solo lugar, sin necesidad de conectarse a plataformas externas y ser notificado al momento de su recepción. Esto permite que el tiempo de respuestas a los socios comerciales sea mucho más corto y eficaz.
2.- AVISO ANTICIPADO DE EMBARQUE
Este documento es enviado por los proveedores a sus socios comerciales con la finalidad de brindarles los detalles sobre las mercancías transportadas incluyendo códigos, descripción de materiales, cantidades, tipos de embarque, origen, entre otros.
Cuando este archivo es electrónico ayuda a optimizar y gestionar los procesos logísticos pues el socio comercial sabe exactamente cuándo recibirá la mercancía así como el estado en el que ésta se encontrará.
3.- CONFIRMACION DE RECIBO DE EMBARQUE
Dentro de esta confirmación se notifica al proveedor si la mercancía llegó en las condiciones pactadas, si ésta se acepta o se rechaza. La ventaja de comunicar estos detalles a través de un documento digital, es que el proveedor puede preparar un segundo envió con el reemplazo de los productos dañados de manera inmediata o, incluso, en caso que la mercancía se devuelva por completo, regresarla a su inventario y acelerar sus procesos de venta con otros socios comerciales.
4.- FACTURA ELECTRÓNICA
La factura electrónica es un documento indispensable en la relación compra-venta entre cliente y proveedor. Sin embargo, este mensaje electrónico causa muchos problemas en el sector detallista debido a los distintos requisitos que tiene cada socio comercial.
en diversas ocasiones, el sector detallista requiere de elementos adicionales que se integran a las facturas electrónicas, como las adendas, las cuales sirven para tener un mejor control de procesos operativos, inventarios, sistemas contables o sistemas de embarque y contienen datos comerciales específicos sobre los socios comerciales y la mercancía vendida.
5.- AVISO DE PAGO
Este aviso realizado por el socio comercial es el documento que comprueba el pago realizado de la mercancía vendida. Mientras que muchas empresas en México utilizan los comprobantes de pago, solamente 12% lo hace de manera digital, lo cual se traduce en largos tiempos de espera y retrasos en los procesos de las áreas de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
El uso de la tecnología permite mejorar la calidad de las operaciones, acelerar los tiempos de espera y reducir costos de operación y devoluciones, teniendo como resultado procesos e información más confiable y segura así como un flujo de efectivo favorable.