Las relaciones entre socios comerciales envuelven miles de documentos importantes tales como estimaciones, órdenes de compra y facturas que deben ser procesados manuales te de manera diaria.
Estos documentos son revisados e¡con el propósito de detectar cualquier discrepancia e ingresados en los sistemas uno por uno. Por último, y no menos importante, las transacciones comerciales deben de ser pagadas a tiempo en forma.
El proceso compra-venta en el sector retail engloba operaciones críticas tanto para compradores como proveedores que, si son realizadas eficientemente, se refleja en un servicio de alta calidad y procesos semiautomatizados.
Sin embargo, la gran cantidad de papeleo implica retrasos que pueden conducir a una perdida de tiempo y dinero para la organización.
Uno de estos documentos intercambiados entre organizaciones es la orden de compra, la cual juega un papel fundamental dentro de este proceso y, a pesar de que todos los socios comerciales la utilizan, apenas 67% de las empresas en México la envía de manera digital. Este último dato demuestra una gran área de oportunidad para los detallistas, pues el mercado actual requiere de una respuesta inmediata, un flujo de efectivo más rápido y un abastecimiento bajo demanda, los cuales son difíciles de cubrir si los procesos se realizan de forma manual.
Para los proveedores, la interpretación y registro de estos pedidos en sus sistemas suponen un importante volumen de trabajo a realizar por personas del área comercial o administración.
Existen varios elementos que no pueden faltar en una orden de compra; por ejemplo: el tipo de producto, la cantidad y el precio. Entre más especifica sea la orden y más detalles incluya, más efectiva será la transacción.
Muchas empresas deciden evitar las órdenes de compra por el exhaustivo papeleo o bien, porque tienen una buena relación comercial con sus proveedores. Muchos de los problemas que pudieran surgir en el abastecimiento de los productos, pueden ser evitados utilizando órdenes de compra digitales que se integren directamente a los ERP.
¿Porque son ineficientes los procesos manuales?
La mayoría de las empresas procesan hasta siete documentos diferentes en un sólo ciclo de compra, presupuestos, confirmaciones de pedido, avisos de bienes recibidos, albaranes y facturas.
Con una cantidad de documentos tan grande, puede ser fácil perder de vista muchos detalles importantes para la venta.
De igual manera los documentos en papel pueden sufrir alteraciones, perderse o destruirse fácilmente. Esto causaría a la empresa una pérdida importante de dinero, tiempo o recursos.
A fin de mantenerse al día en los mercados modernos y dinámicos, es esencial que las empresas sean organizadas y eficientes en sus flujos de trabajo. Muchas veces los métodos tradicionales afectan la productividad de la empresa, la cual impacta de forma directa a sus ganancias. Las empresas competitivas ya no pueden darse el lujo de perder ningún tipo de recursos.
La automatización de flujos de trabajo ayudaría a que las empresas no sólo tengan un mejor desempeño, sino que también ofrezcan un servicio más eficiente. Esta automatización solamente puede ser alcanzada a través de la digitalización de documentos.
Mientras que en nuestro país la mayoría de las empresas mexicanas aún ven obstáculos en la migración hacia los esquemas digitales para sus procesos compra-venta, más de 50% de las empresas en Europa ya comenzaron a migrar sus procesos hacia ambientes completamente tecnológicas.
En un futuro todos los negocios alrededor del mundo que tengan sus sistemas completamente automatizados buscarán hacer negocio únicamente con socios comerciales que puedan abastecer sus necesidades de manera digital.
Las empresas más innovadoras en México ya están instalando estos sistemas, los cuales facilitan y organizan los flujos financieros. Estos, además de agilizar los procesos, brindan un sinnúmero de beneficios como mejor abastecimiento, reducción de carteras vencidas y mejor relación con socios comerciales.
Cualquier organización que quiera mantenerse en el mercado deberá migrar a un esquema completamente digital.